Y a-t-il un pilote dans l’avion ? ou 10 règles d’or pour mener une réunion efficace

De réunion en assemblée, de comité en colloque, les séances en tous genres ne cessent de mobiliser les heures précieuses des managers, à tel point que le temps de digestion et de traitement des informations devient introuvable. S’en suit alors la prochaine réunion où de nouvelles directives sont abordées, de nouveaux délais exigés. Les séances cadencent le rythme professionnel des managers et le temps manque pour faire son travail. Il n’est pas question de perdre du temps en réunion !

Invitez les participants à calculer le coût de chaque meeting

Un jour, un capitaine d’entreprise m’a confié que — agacé par le manque de préparation de son CODIR — ils les a invités à calculer, selon leur salaire respectif, le coût du temps consacré à cette réunion. Les grincements de dents et les prises de conscience ont été brutales, mais maintenant les réunions sont plus courtes, moins fréquentes et plus productives. En effet, dans ce cas, pour 10 cadres présents, 2 heures de séance coûtaient à l’entreprise la somme de CHF 2’724.- par séance, soit un total de plus de CHF 250’000.- par an, au bas mot !

Se poser les bonnes questions

Des réunions, tout le monde en a trop par jour et chacun s’en plaint. Vous êtes-vous déjà demandé : « Pourquoi suis-je dans ce meeting ? » ou encore « Qui dois-je inviter pour ce meeting ? ». Avant d’organiser ou d’accepter une séance, posez-vous les 7 questions suivantes :

• Faut-il vraiment organiser un meeting pour cela ?
• Qui doit absolument être présent ?
• Quels sont les objectifs de ce meeting ?
• Combien de temps doit-il durer ?
• En tant qu’invité, ai-je absolument besoin d’être présent ?
• En tant qu’invité, dois-je vraiment être présent durant toute la séance ?
• A part ce meeting, quelles sont mes vraies priorités ?

Les réponses à ces 7 questions vous aideront à accepter ou refuser une invitation et à planifier efficacement votre emploi du temps.

Vous en tirerez 3 avantages précieux :

• Moins de stress dans l’organisation de votre journée
• Une meilleure gestion de votre temps et de vos priorités
• Une plus grande efficience dans l’atteinte de vos objectifs

10 règles d’or pour mener une réunion efficace

1. Commencer à l’heure et conclure 5 minutes avant la fin prévue

Que l’on soit 2 ou 20 personnes, on commence à l’heure. De toute manière, ceux qui sont en retard ont toujours une bonne raison. Et ceux qui sont à l’heure, eux, ont fait le choix d’être à l’heure. Animer une réunion productive, c’est un peu comme piloter un avion. Le plus important, c’est d’établir les objectifs dès l’ouverture, de ne pas se perdre en route et de conclure avec un plan d’action. C’est comme piloter un aéronef, on s’écrase le plus souvent au décollage ou à l’atterrissage.

2. Qui est le pilote et sait-il où il va ?

Un meeting doit être mené par 1 seule personne. La pire des erreurs est de commencer une réunion sans responsable désigné. Qui va prendre la parole ? Qui va définir les objectifs et le programme ? Qui va arbitrer ? En général, la parole va à celui qui crie le plus fort pendant que les autres consultent leur Smartphone. Il est donc indispensable de nommer un « pilote » qui dirigera efficacement la séance.

3. Pas de multitâches en mode NTIC

Les nouvelles technologies de l’information (NTIC) sont à notre service, et non le contraire. Le téléphone reste dans la poche, sur position « avion » et non sur « vibration ». Les ordinateurs sont ouverts seulement s’il faut montrer quelque chose, sinon ils sont fermés. Chacune de ces interruptions provoque une déconcentration des participants et une perte d’attention aux propos de l’orateur.

4. Vous remarquez que vous n’êtes pas concerné ? Alors sortez !

Si ce meeting ne vous concerne vraiment pas, sentez-vous le droit de quitter la pièce pour vous concentrer sur vos tâches prioritaires. Vous avez mieux à faire que de perdre votre temps ici et la simple lecture du PV pourrait suffire à vous tenir informé.

5. Suivre l’ordre du jour

Le plan de la séance et l’objectif auront été envoyés 24 heures à l’avance. La première minute du meeting permet de rappeler les points à débattre et le temps qui sera consacré à chaque sujet. S’il y a des « divers », listez-les au début et choisissez de les traiter maintenant ou non. On s’en tient à ça et on ne s’éloigne pas des points de l’ordre du jour.

6. Prendre des notes, prendre des décisions et agir

Le consensus n’est pas forcément une bonne chose. Cela signifie peut-être qu’il n’y a pas eu de dialogue, ni de débat et qu’aucune décision n’a été prise. Si le PV n’est pas pris « en direct » — d’ailleurs, faut-il vraiment un PV ? -, chacun doit prendre ses notes et savoir connaître le processus de décision. Si besoin, les tâches réparties seront confirmées plus tard par un courriel, mais par pitié : éviter les e-mails inutiles avec Cc à toute l’entreprise.

7. Pas de bavardages entre 2 personnes

En cas de discussions et autres chuchotages, l’animateur de la réunion s’arrêtera immédiatement de parler. Le silence fera tout son effet. Les meetings ne sont pas un « forum de discussion » sur la meilleure méthode pour battre les blancs en neige ! Nous avons découvert plus haut, le coût d’une réunion.

8. Etre SMART et faire participer

Soyez réaliste face à ce qui peut être accompli lors d’une seule séance. Vous ne résoudrez pas la complète réorganisation d’un département en une heure. De plus, resserrez le nombre de participants afin de stimuler le débat. Lorsqu’il y a trop de monde dans une salle, tout le monde se tait. Et les NTIC reprenne le pouvoir !

9. Qui fait quoi pour quand ?

5 minutes avant la fin du temps planifié, on arrête les discussions. Même si on n’a pas fini, on arrête. C’est alors le temps de décider qui fait quoi. Si cela n’a pas été fait tout au long des discussions, on fera un récapitulatif et on assignera à chacun des actions à mener, en précisant clairement qui fait quoi et pour quand ?

10. Prévoir 5 minutes de pause entre chaque réunion et… marcher lentement !

Les meetings se terminent trop souvent en retard, provoquant des courses dans les couloirs — si ce n‘est pas entre chaque bâtiment — et des arrivées tardives à la prochaine séance. Dans votre planning, prévoyez 5 minutes de battement, ne serait-ce que pour faire une vraie pause, boire un verre d’eau ou simplement vous rendre aux WC. Dernier conseil : marchez lentement car en réalité vous ne gagnez que 2 minutes par jour en courant dans les couloirs !

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